Co zrobić tydzień przed weselem? Lista zadań krok po kroku

Ostatni tydzień to moment, w którym niewiele da się jeszcze zmienić, za to sporo trzeba sprawdzić. Jeśli zastanawiacie się, co zrobić tydzień przed weselem, odpowiedź jest dość przyziemna: potwierdzić ustalenia, domknąć płatności, spakować się i oddać część obowiązków bliskim. Poniżej znajdziecie listę zadań rozpisaną na dni – od rozmów z usługodawcami po wieczór przed ślubem.

Co zrobić tydzień przed weselem? Zacznijcie od jednej listy

Zanim cokolwiek odhaczycie, zbierzcie wszystko w jednym miejscu: notatka w telefonie, wspólny dokument albo zwykły zeszyt. Wpiszcie tam każdego usługodawcę z numerem telefonu, godziną przyjazdu i kwotą do zapłaty. W piątek wieczorem nie będziecie szukać numeru do florystki w trzech różnych mailach.

Druga sprawa: ostatni tydzień to czas na potwierdzanie, a nie na nowe pomysły. Dodatkowa atrakcja, zmiana menu albo nowa fryzura „na próbę” prawie zawsze kosztują więcej nerwów, niż są warte.

Wybierzcie też osobę, która w dniu ślubu będzie kontaktem dla wszystkich. Może to być świadek, siostra, kuzyn albo wynajęty koordynator. Dostaje listę telefonów, harmonogram i koperty, a pytania w rodzaju „gdzie postawić tort?” trafiają do niej, nie do Was.

7–5 dni przed: potwierdźcie ustalenia z usługodawcami

Zadzwońcie albo napiszcie do każdego, z kim macie umowę. Lepiej napisać – zostaje ślad i nikt nie musi pamiętać, co padło w rozmowie. W wiadomości potwierdźcie:

• datę, godzinę i dokładny adres (z nazwą sali, jeśli w obiekcie jest ich kilka),

• godzinę przyjazdu i rozstawienia sprzętu,

• numer telefonu, pod którym ta osoba będzie osiągalna w dniu ślubu,

• zakres usługi, czyli co dokładnie jest w umowie,

• kwotę do dopłaty i formę płatności.

Na liście powinny się znaleźć: sala lub restauracja, fotograf, kamerzysta, zespół albo DJ, florystka, cukiernia (jeśli tort nie jest z sali), fryzjerka, makijażystka, transport do ślubu i dla gości, a także parafia lub urząd stanu cywilnego.

Płatności i koperty

Ustalcie, kto dostaje przelew przed weselem, a kto gotówkę w dniu ślubu. Gotówkę przygotujcie wcześniej i włóżcie do podpisanych kopert – na wierzchu nazwa usługodawcy i kwota. Koperty przejmuje wybrana osoba, nie Wy. Dotyczy to także ofiary dla parafii czy opłaty dla organisty przy ślubie kościelnym – wysokość i formę najlepiej ustalić w kancelarii parafialnej.

Ostateczna liczba gości, plan stołów i noclegi

Sala potrzebuje ostatecznej liczby osób, żeby zamówić produkty i ustawić stoły. Termin jej podania jest zwykle zapisany w umowie – sprawdźcie go teraz, bo część obiektów rozlicza się za liczbę gości zgłoszoną w tym dniu, nawet jeśli ktoś potem nie przyjedzie.

Zadzwońcie do osób, które wciąż się nie określiły. Jedna krótka rozmowa jest lepsza niż pusty talerz albo brakujące krzesło.

Razem z liczbą gości przekażcie sali:

• liczbę dzieci z podziałem na wiek (od tego zależy cena i wielkość porcji),

• diety specjalne i alergie – z imieniem gościa i numerem stołu,

• potrzebę krzesełek do karmienia, miejsca na wózek,

• plan stołów i winietki, jeśli to obsługa sali je rozkłada.

Plan stołów wydrukujcie w dwóch egzemplarzach: jeden dla sali, drugi dla koordynatora. Jeśli goście nocują w hotelu albo w pokojach przy sali, potwierdźcie listę rezerwacji i godziny zameldowania. Przy zamówionym busie roześlijcie gościom godziny i miejsca odjazdów SMS-em lub na rodzinnej grupie.

Harmonogram dnia ślubu – jedna kartka dla wszystkich

Na harmonogramie opiera się cały dzień. Rozpiszcie go od rana do oczepin i przy każdym punkcie dopiszcie osobę odpowiedzialną. Przykładowy szkielet przy ceremonii o 15:00 może wyglądać tak:

1. 9:00 – fryzjer i makijaż (panna młoda, mamy, świadkowa)

2. 12:30 – fotograf na przygotowaniach

3. 13:45 – błogosławieństwo rodziców

4. 14:20 – wyjazd do kościoła lub urzędu

5. 15:00 – ceremonia, potem życzenia

6. 16:30 – przyjazd na salę, powitanie chlebem i solą, obiad

7. 18:00 – pierwszy taniec

8. około 22:00 – tort

9. po północy – oczepiny

Godziny są tylko przykładem – Wasze zależą od dojazdów, długości ceremonii i zwyczajów sali. Jedno działa prawie zawsze: dodajcie 20–30 minut zapasu na przygotowania, bo fryzura i makijaż rzadko kończą się punktualnie.

Harmonogram wyślijcie świadkom, rodzicom, fotografowi, kamerzyście, DJ-owi lub zespołowi i managerowi sali. Na dole kartki dopiszcie telefony do wszystkich usługodawców i do koordynatora. Z DJ-em uzgodnijcie jeszcze piosenki na wejście, pierwszy taniec i podziękowania dla rodziców – oraz te, których nie chcecie usłyszeć.

4–2 dni przed: stroje, dokumenty i torba awaryjna

Stroje i obrączki

Odbierzcie suknię i garnitur, jeśli są jeszcze w salonie lub u krawca, i zróbcie ostatnią przymiarkę – w butach i bieliźnie, w których będziecie na ślubie. Buty rozchodźcie w domu, choćby godzinę dziennie. Koszulę wyprasujcie albo oddajcie do pralni z odbiorem najpóźniej dzień przed. Obrączki włóżcie do pudełka i od razu ustalcie, kto zabiera je na ceremonię.

Paznokcie zróbcie 1–2 dni przed weselem. Nowych zabiegów i kosmetyków – kremu, peelingu, samoopalacza, solarium – nie testujcie w tym tygodniu. Jeśli skóra zareaguje źle, nie będzie już czasu, żeby to wyciszyć.

Dokumenty

Sprawdźcie w urzędzie stanu cywilnego lub w parafii, jakie dokumenty mają mieć ze sobą Wy i świadkowie – zwykle są to co najmniej ważne dowody osobiste. Odłóżcie je w jedno miejsce i przypomnijcie świadkom, żeby nie zostawili dowodów w innej marynarce.

Co spakować do torby awaryjnej

• agrafki oraz igłę i nitkę w kolorze sukni i koszuli,

• plastry na otarcia, chusteczki zwykłe i nawilżane,

• pomadkę, puder, grzebień, spinki i gumki do włosów,

• dezodorant i małe perfumy,

• tabletki, które zwykle bierzecie na ból głowy,

• ładowarkę i powerbank,

• płaskie buty na późniejszą część wieczoru,

Zdjęcia od gości w jednym miejscu

Fotograf uchwyci ceremonię i najważniejsze momenty, ale goście w tym czasie robią setki własnych zdjęć – przy stole, na parkiecie, z dziadkami w kącie sali. Po weselu te pliki zostają w prywatnych telefonach i na rodzinnych grupach, a część nigdy do Was nie trafi. Ostatni tydzień to dobry moment, żeby to zaplanować.

W Evello zakładacie prywatną galerię wydarzenia, a goście skanują kod QR z karty na stole albo otwierają link i dodają zdjęcia oraz filmy z telefonu – bez aplikacji i bez zakładania konta. Galerię możecie podzielić na albumy, np. „Ceremonia„, „Zabawa” i „Fotobudka”. Goście mogą zacząć dodawać zdjęcia już 3 dni przed weselem, więc trafią tam też kadry z przygotowań czy dekorowania sali.

Przed drukiem kart zeskanujcie kod QR własnym telefonem i dodajcie testowe zdjęcie. Karty wydrukujcie z zapasem: po jednej na stół, jedną przy wejściu i jedną przy fotobudce. Poproście też DJ-a albo wodzireja, żeby raz czy dwa przypomnieli o kodzie w trakcie wieczoru. Jeśli chcecie najpierw zobaczyć, jak to działa, możecie utworzyć bezpłatną wersję próbną, a szczegóły pakietów znajdziecie w cenniku.

Dzień przed weselem i czego już nie robić

Zawieźcie na salę wszystko, co ma tam być: dekoracje, winietki, plan stołów, księgę gości, pudełko na koperty, karty z kodem QR i alkohol, jeśli kupowaliście go sami. Ustalcie z managerem, kto i kiedy to rozłoży. Jeśli sala pozwala dekorować dzień wcześniej, zróbcie to z kimś z rodziny – rano nie będzie na to czasu.

Wieczorem naładujcie telefony, nastawcie dwa budziki i przygotujcie ubranie na rano – najlepiej coś rozpinanego, żeby przebierając się, nie zniszczyć fryzury. Zjedzcie normalną kolację. Kilka godzin snu da Wam więcej niż sprawdzanie listy o pierwszej w nocy.

W ostatnim tygodniu odpuśćcie:

• zmiany w menu i harmonogramie,

• nową fryzurę, kolor włosów czy zabieg na twarz,

• ostre diety „żeby suknia lepiej leżała”,

• robienie wszystkiego samodzielnie – to, co może zrobić ktoś inny, niech robi,

• przeglądanie zdjęć z cudzych wesel i dokładanie nowych pomysłów.

Podsumowanie

Tydzień przed weselem sprowadza się do kilku spraw: potwierdzić ustalenia z każdym usługodawcą, podać sali ostateczne liczby, rozesłać jeden harmonogram, przygotować koperty i dokumenty, spakować torbę awaryjną. Resztę oddajcie osobie, która w dniu ślubu będzie Waszym koordynatorem. Wtedy zostaje Wam to, po co to wszystko było – ślub, bliscy i zabawa. Więcej porad na czas przygotowań znajdziecie na blogu.